Trends: Mobil Vs Mail (part II)
Am mai zis ca uneori uit sa raspund la e-mailuri. Cred ca ar trebui sa se inventeze un e-mail doar pentru mine! Si ca tot mi-a trecut prin cap chestia asta cu "mail-ul meu personalizat", ma gandesc ca in viitor Yahoo, Hotmail si Google, ca sa ii numesc pe cei mari, isi vor putea deschide casutele postale in fata developerilor, asa cum a facut Facebook pe felia sa. Dar cred acum ca am mai zis si ideea asta! Hmmm?
Anyway, sa revin la idee. Nu numai ca nu raspund eu, dar mi se intampla "sa trag" de unii sa imi raspunda si cum e interesul meu in joc, imi calc peste orgoliu si mai trimit un mail, si inca unul, si inca unul.
Situatia asta m-a facut sa ma gandesc la o "mailticheta" (mailtiquette) pentru comunicarea pe e-mail in afaceri. Deci care ar fi regulile de baza? Eu m-am gandit ca putem porni de la urmatoarele intrebari?
Anyway, sa revin la idee. Nu numai ca nu raspund eu, dar mi se intampla "sa trag" de unii sa imi raspunda si cum e interesul meu in joc, imi calc peste orgoliu si mai trimit un mail, si inca unul, si inca unul.
Situatia asta m-a facut sa ma gandesc la o "mailticheta" (mailtiquette) pentru comunicarea pe e-mail in afaceri. Deci care ar fi regulile de baza? Eu m-am gandit ca putem porni de la urmatoarele intrebari?
- Cum am primit un mail (de o oarecare importanta), e bine sa dam un reply cu "Am primit, revin cu raspunsul", in cazul in care nu avem timp pentru un raspuns detaliat?
- La ce interval de timp dupa primul e-mail facem follow-up?
- E mai bine sa facem follow-up cu un telefon sau tot pe mail?
- Deranjeaza sa trimitem in aceeasi zi acelasi mail de doua sau mai multe ori?
- Ce e mai bine: sa trimitem un reminder sau sa retrimitem mesajul original?
- Dupa cate mailuri trimise si "neraspunse" abandonam cauza?
posted by Cristian at 11/15/2007
6 Comments:
Chestia cu deschisul inboxului, sa sti ca deja e in lucru la google si yahoo ... ceva cu socialu. A primit si un nume inovatia : Inbox 2.0 :) pe stilul web 2.0 ... hai ca-ti dau si un link : http://www.xobni.com/blog/2007/11/14/inbox-20-isnt-coming-it-is-here/
exista reguli f bine scrise pt eticheta de mail in fiecare mare companie. depinde foarte mult de regulile interne, dar si de bunul simt.
hai sa o luam pe rind:
nu e cazu sa dam reply la un mail imediat. daca persoana respectiva vrea sa stie daca mailul a ajuns sau a fost deschis exista read receipt pt asta.
trebuie insa sa raspundem in termen de 24 ore la mail. daca nu este urgent.
in rest, regula spune ca daca nu ai un raspuns in 48 ore trebuie sa dai un mail in care sa zici ca nu ai un raspuns, sau ca revii. si sa adaugi o data/o ora la care vei reveni cu raspunsul.
daca tu esti cel care a dat primul mail, follow-up-ul nu se face mai repede de 72 ore. si tot pe email. nu la telefon. in cazul in care ai primit un raspuns, nu trebuie sa eziti sa multumesti. la fel, in cazul in care in primul mail ceri ajutorul persoanei in cauza Nu uita sa multumesti in avans.
nu trebuie sa trimiti acelasi email de 2 ori. frumos este sa dai un forward si sa adaugi comentariile tale sau sa ii zici ceva de genu: acesta e primul mail, va rog sa imi spuneti parerea etc...
dupa al doilea email, evident se trece la contactarea prin telefon. daca nici la tel nu raspunde persoana in cauza atunci ii mai dai un mail in care ii spui ca iti ceri scuze, nu stii daca are acces la mail si la telefon si ii spui ca astepti un raspuns daca va mai fi cazul...
poate ca ar trebui sa punem de un blog de reguli de bun simt pe mail si pe net. unora le-ar folosi asta...
o zi mai buna,
"read receipt" nu e solutia ce iti garanteaza ca s-a primit emailul.
O firma ce se respecta si are cat de cat idee despre comunicare prin email confirma primierea unui email cu un simplu "ok" daca nu e cazul de alte comentarii.
Altfel stai si te intrebi: oare a primit? sau si-a facut de cap antispamul? sau nu e la birou? sau...
La bad practice as trece:
- trimiti un mail si la 2 min pui mana pe telefon si intrebi: "ai primit? ai citit mailul de 20 de pagini, ce parere ai?"; ho frate ca mailul nu e comunicare in timp real, stai 20 minute ca iti confirm daca il citesc
Cristi, intrebarile sunt prea generale pt a se putea trage o concluzie. Daca cineva iti datoreaza bani, ii trimiti si 100 pe zi, si cand te da afara pe usa, intri pe geam.
In functie de ce se discuta si de interese decizi daca trimiti confirmare sau nu, daca raspunzi rapid sau nu, etc.
Ce stiu e ca pe mine ma enerveaza rau read receipt-urile. Dau No la toate, indiferent de subiect.
In interiorul unei firme povestea este alta. De obicei cel/cea caruia/careia ii trimiti mailul este obligat/obligata sa-ti raspunda fiind in interes de servici si mai ales pentru ca seful/sefa este de obicei trecuta la CC si monitorizeaza activitatea.
Am impresia ca de fapt Cristi facea referire la situatiile in care trimiti un mail in interes personal sau profesional iar destinatarul nu este obligat/dator sa-ti raspunda caz in care:
Niciodata nu trimiti acelasi mail de mai multe ori, (este o practica obisnuita la spam si risti sa nu-ti fie deschis mailul) eventual dai forward sau atasezi textul primului mail.
Follow-up-ul in functie de cat de urgent este mailul tau il trimiti la cel putin 24 de ore.
Telefonezi doar dupa ce ai trimis follow-up si nu ti s-a raspuns in 24 de ore, iarasi in functie de cat de urgent este mailul.
E mai bine sa trimiti reminder la care eventual atasezi mailul original.
Iarasi in functie de cat de urgent este, daca ai primit un mail care iti semnaleaza ceva, e bine totusi sa trimiti un raspuns cum ca ai luat cunostiinta de semnalearea respectiva si vei reveni cu un raspuns cand ai rezolvat problema.
Regulile de bun simt se aplica asa cum a zis si adrian si e bine sa multumesti in avans si indiferent de numarul de mailuri pe care il trimiti aceleasi persoane in legatura cu acelasi lucru, tonul emailul sa nu dezvaluie frustrarea ca nu ti s-a raspuns, mai ales daca tu trimiti primul email.
are dreptate nwradu. intrebarile sunt prea generale. Depinde de situatie, de prioritati, de cel caruia ii scrii, de cum o simti pana la urma..etc
Oricum eu cred ca telefonul este sfant!
Ai incercat sa suni inainte de a scrie? Da un telefon inainte ;) si apoui trimiti mail. Functioneaza mai bine asa. Adica invers - fa un senvis cu mail, nu senvis cu telefon ;)
si inca ceva f. important: conteaza ce cuvinte folosesti Cristi. Oamenii reactioneaza la anumite cuvinte, sintagme..etc In acest sens e de recomandata sa fii acid si f. transant cateodata. Da rezultate crede-ma!
Trimiteți un comentariu
<< Home